gli strumenti indispensabili per l' organizzazione di un evento aziendale

Gli strumenti indispensabili per l'organizzazione di un evento aziendale

Chiunque voglia organizzare un evento aziendale di successo, che fili liscio nella sua organizzazione, sa che necessita di precisi strumenti organizzativi oltre che di una strategia di gestione delle fasi del meeting. Pertanto esistono degli strumenti che non possono mai mancare, quelli basilari e indispensabili, di cui parleremo in questo articolo.

LA CHECK-LIST. Non potete procedere disordinatamente soprattutto se quello che intendete organizzare è un evento di grande importanza. Allora vi servirà una check-list che vi indichi il da farsi in ordine di importanza. Nello specifico ogni singola attività andrà progettata e pianificata con estrema attenzione e la sua realizzazione dovrà essere funzionale agli obiettivi prefissati. Questo foglietto che vi accompagnerà in ogni fase dell’ organizzazione del vostro evento aziendale sarà il vostro faro guida quando vi sentirete smarriti.

L’INVITO. Alla base di un meeting aziendale vi è l’invito, che può essere in formato elettronico o cartaceo. Il consiglio pertanto in entrambi i casi è di personalizzarlo in base a ciò che volete comunicare, e mettere ben in vista le indicazioni del meeting, ovvero data e luogo e i necessari recapiti a cui rivolgersi per confermare la partecipazione.

BANCO DELL’ACCOGLIENZA. Prima di entrare nella sala prescelta dovrete allestire il banco dell’accoglienza. Le hostess congressuali vi aiuteranno a distribuire depliant o programmi dettagliati di dell’evento a tutti i partecipanti in modo da introdirre gli invitati al meeting aziendale a cui assisteranno.

IN SALA:

-Cartelline di eventuali comunicati stampa, schede prodotto o brochure posizionate sulle sedie dei partecipanti: servono alla buona comunicazione dell’evento.
-Gadget ricordo: si può optare per qualsiasi idea (ad esempio un block notes brandizzato) affinché rimanga ai partecipanti il ricordo dell’evento.

IL CATERING. Il cibo, bisogna ricordarlo, alimenta piacevoli occasioni di convivialità. Per questo motivo dovrai prestare attenzione alla cura di questo aspetto che aumenterà il grado di interazione tra i partecipanti creando un clima disteso.

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